Personvernerklæring

Denne erklæringen forklarer hvordan Polish Travel Quo Vadis Sp. z o.o. behandler personopplysninger i forbindelse med sine nettsteder, særlig polishtravel.com.pl og visitpoland.com, kommunikasjon, tilbud, bestillinger, forretningsreiser, fritidsreiser og arrangementer. VisitPoland er et varemerke som tilhører det samme selskapet, ikke en egen behandlingsansvarlig.

Erklæringen omfatter besøkende på nettstedene, personer som sender henvendelser, kunder, reisende, deltakere på arrangementer og forretningskontakter. Den gjelder når PTQV er behandlingsansvarlig. Når vi for en bestemt tjeneste utelukkende opptrer som databehandler etter en kundes instrukser, kommer den relevante personverninformasjonen fra denne kunden. Denne erklæringen endrer ikke rollefordelingen.

Vi gir denne informasjonen i henhold til artikkel 13 og 14 i forordning (EU) 2016/679, personvernforordningen («GDPR»). Denne erklæringen er den grunnleggende personverninformasjonen for PTQVs nettsteder, kampanjesider, skjemaer og korrespondanse som viser til den, innenfor de tjenestene som beskrives her. Informasjon for bestemte bestillinger, arrangementer eller skjemaer supplerer den, særlig når ytterligere formål eller mottakere er involvert. Den erstatter ikke separat informasjon om ansettelse, rekruttering eller behandling utført av en annen behandlingsansvarlig.

Verktøyene som brukes på nettstedene, kan variere mellom domener. Avsnitt X og registeret til slutt beskriver de felles reglene. Det aktuelle samtykkepanelet og den aktuelle erklæringen om informasjonskapsler angir verktøyene som faktisk er aktivert på et bestemt nettsted. At et verktøy beskrives i denne erklæringen, betyr ikke i seg selv at det er aktivt, eller at brukeren har gitt samtykke.

I. Behandlingsansvarlig og kontaktopplysninger

Behandlingsansvarlig er Polish Travel Quo Vadis Sp. z o.o., ul. Ptasia 2, 00-138 Warszawa, Polen, med nummer 0000148731 i det polske nasjonale domstolsregisteret (KRS) og skatteidentifikasjonsnummer (NIP) 5260211386 («PTQV», «den behandlingsansvarlige», «vi» eller «oss»).

Ved spørsmål om personvern, tilbaketrekking av samtykke og anmodninger om å utøve rettighetene dine kan du kontakte den behandlingsansvarlige via vårt kontaktskjema eller med brev til adressen ovenfor. Du kan innlede meldingen med «Vern av personopplysninger» for å hjelpe oss med å sende anmodningen til riktig sted, men det er ikke et krav. Skjemaet kan brukes til saker som gjelder både Polish Travel og VisitPoland.

II. Formål og rettslige grunnlag

Vi behandler bare de opplysningene som trengs for et bestemt formål, med et passende rettslig grunnlag:

1. Henvendelser, tilbud og avtaler

Å utarbeide et tilbud på din anmodning, inngå og oppfylle en avtale, håndtere bestillinger og ordne billetter, overnatting, transport, leiebil, reiseforsikring, individuelle reiser og forretningsreiser, DMC-tjenester, konferanser, møter, incentivreiser og arrangementer: artikkel 6(1)(b) GDPR, når du er avtalepart eller ber om tiltak før en avtale inngås.

2. Forretningskontakter og reiser bestilt av andre

Å kommunisere med representanter for selskaper og samarbeidspartnere og ordne tjenester for personer utpekt av en arbeidsgiver, en arrangør eller den som foretar en bestilling: artikkel 6(1)(f) GDPR. Den berettigede interessen er å koordinere tilretteleggingen, oppfylle bestillingen og bistå personene som omfattes av tjenesten. Vi anvender ikke automatisk avtalegrunnlaget i punkt 1 på enhver reisende som ikke er part i en avtale med oss.

3. Rettslige forpliktelser

Oppgjør, regnskaps- og skattedokumentasjon, fakturering og forpliktelser som gjelder den aktuelle tjenesten: artikkel 6(1)(c) GDPR, blant annet etter gjeldende lovgivning om regnskap, skatt og turisme.

4. Korrespondanse, tjenestekvalitet og rettskrav

Å svare på spørsmål som ikke er direkte knyttet til en planlagt avtale, håndtere tilbakemeldinger, oppbevare nødvendig dokumentasjon av det som er avtalt, vurdere tjenestekvalitet og fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav: artikkel 6(1)(f) GDPR. De berettigede interessene er kommunikasjon, forbedring av tjenester og vern av rettigheter. Når håndteringen av en sak oppfyller en bestemt rettslig forpliktelse, gjelder artikkel 6(1)(c) GDPR for denne delen av behandlingen.

5. Markedsføring av våre egne tjenester

Markedsføring av våre egne tjenester kan bygge på artikkel 6(1)(f) GDPR når omstendighetene, interesseavveiningen og reglene for den aktuelle kanalen tillater det. Denne interessen erstatter ikke samtykke som kreves for markedsføringshenvendelser eller sporingsteknologier.

Vi sender nyhetsbrev du har bedt om og andre e-poster med markedsføring, eller foretar markedsføringssamtaler, på grunnlag av et passende frivillig samtykke: artikkel 6(1)(a) GDPR og artikkel 398 i den polske loven om elektronisk kommunikasjon av 12. juli 2024 («PKE»). Samtykket angir formålet og kommunikasjonskanalen. At vi svarer på en konkret henvendelse, melder deg ikke på senere markedsføringskampanjer.

6. Drift og sikkerhet på nettstedene

Å gjøre nettstedene tilgjengelige, utføre teknisk vedlikehold, oppdage feil og misbruk og beskytte systemer: artikkel 6(1)(f) GDPR. Den berettigede interessen er å opprettholde tjenestenes tilgjengelighet og sikkerhet. Regler om lagring av informasjon på enheten din behandles separat i avsnitt X.

7. Rettighetsanmodninger og dokumentasjon av samtykke

Å oppfylle forpliktelser etter GDPR, herunder håndtere anmodninger og påvise etterlevelse: artikkel 6(1)(c) GDPR. En begrenset registrering av en protest eller avmelding kan være nødvendig for å unngå at uønsket markedsføring gjenopptas. Grunnlaget er oppfyllelse av rettslige forpliktelser og, i den utstrekning det er nødvendig for å beskytte rettskrav, artikkel 6(1)(f) GDPR.

8. Særlige kategorier av opplysninger

Hvis tjenesten du ber om, krever informasjon om helse, funksjonsnedsettelse, allergier eller andre særlige behov som avslører opplysninger omfattet av artikkel 9 GDPR, behandler vi den nødvendige informasjonen på grunnlag av uttrykkelig samtykke: artikkel 6(1)(a) og 9(2)(a) GDPR. En kostpreferanse er ikke nødvendigvis en helseopplysning eller en annen særlig kategori av opplysninger.

Hvis vitale interesser står i fare, kan artikkel 6(1)(d) og 9(2)(c) GDPR gjelde. For særlige kategorier krever dette at personen fysisk eller juridisk er ute av stand til å gi samtykke. Slike opplysninger kan også behandles når det er nødvendig for rettskrav etter artikkel 6(1)(f) og 9(2)(f) GDPR. Ikke send unødvendige medisinske dokumenter eller kopier av identitetsdokumenter sammen med generelle henvendelser.

9. Nettstedsanalyse og brukervennlighet

Å måle trafikk, henvisningskilder, resultater for innhold og kampanjer, handlinger som fører til henvendelser om tjenester, og nettstedets brukervennlighet ved hjelp av verktøyene beskrevet i avsnitt X: på grunnlag av samtykke, artikkel 6(1)(a) GDPR, under hensyn til artikkel 399 PKE. Dette omfatter også kobling av hendelser til en pseudonym identifikator der en slik brukes. Vi anser ikke analyse som nødvendig bare for å vise et tilbud.

10. Informasjonsmateriell og oppfølging

Å levere en guide, reiseplan, presentasjon eller annet materiell du ber om, og svare på et behov du uttrykkelig oppgir: artikkel 6(1)(b) GDPR når vi leverer den forespurte tjenesten eller treffer tiltak før avtaleinngåelse; ellers artikkel 6(1)(f), nærmere bestemt vår berettigede interesse i å svare på en anmodning om informasjon. Å legge til opplysningene dine i et nyhetsbrev eller senere kampanjer som ikke gjelder henvendelsen, krever et separat grunnlag og passende samtykke for kommunikasjonskanalen.

III. Om du må oppgi opplysninger

Du trenger ikke oppgi navnet ditt for å se offentlig tilgjengelig innhold. Når du kontakter oss, trenger vi opplysninger som gjør det mulig å svare. Når du foretar en bestilling, trenger vi opplysningene som kreves for den aktuelle tjenesten. Uten de nødvendige opplysningene kan vi være ute av stand til å svare, inngå en avtale eller gjennomføre bestillingen. Faktureringsopplysninger kan være lovpålagt.

Ytterligere opplysninger og samtykke til markedsføring er frivillig. Å takke nei til markedsføring hindrer oss ikke i å håndtere en henvendelse, levere en kjøpt tjeneste eller sende materiell du har bedt om. Skjemaene skiller mellom obligatoriske og valgfrie felt. Hvis du trekker tilbake samtykke til opplysninger som trengs for særskilt bistand, kan det hindre oss i å gi denne bistanden, men det rettferdiggjør ikke innsamling av flere unødvendige opplysninger.

IV. Kategorier av og kilder til personopplysninger

Avhengig av kommunikasjonen og tjenesten behandler vi:

• •identifikasjons- og kontaktopplysninger: navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, og for forretningskontakter organisasjon, stilling eller rolle;
• •bestillingsopplysninger: datoer, reiseplaner, deltakere, nødvendige tjenester, preferanser, bestillingsreferanser og nødvendige opplysninger fra reisedokumenter; fødselsdato, alder eller nasjonalitet bare når det kreves for tjenesten eller ved lov;
• •faktureringsopplysninger og dokumentasjon av det som er avtalt: fakturaopplysninger, betalingsstatus, korrespondanse, klager og dokumentasjon av tjenesteleveringen;
• •informasjon om særlige behov som beskrevet i avsnitt II, punkt 8;
• •tekniske tilkoblingsdata: IP-adresse, tidspunkt for forespørselen, sidens adresse, informasjon om nettleser og enhet og feilinformasjon, i den utstrekning nettstedets infrastruktur registrerer dette;
• •innholdet i og datoen for samtykker, tilbaketrekkinger og protester, der det er relevant for prosessen.

Vi mottar opplysninger direkte fra deg eller fra en person som bestiller på dine vegne, en arbeidsgiver, en gruppe- eller arrangementsansvarlig eller en samarbeidspartner som håndterer bestillingen. Opplysninger om forretningskontakter kan også komme fra yrkesrelatert informasjon du har gjort tilgjengelig. Vi mottar bare de kategoriene som trengs for kommunikasjonen eller den forespurte tjenesten.

Når opplysninger ikke kommer direkte fra deg, gir vi den påkrevde informasjonen etter artikkel 14 GDPR, normalt innen én måned. Hvis vi kontakter deg eller utleverer opplysningene til en annen mottaker tidligere, gir vi informasjonen ved henholdsvis den første kommunikasjonen eller den første utleveringen, med mindre et lovbestemt unntak gjelder. Å publisere en erklæring på et nettsted erstatter ikke i seg selv den påkrevde formidlingen av denne informasjonen.

Analyse kan omfatte pseudonyme nettleser- og øktidentifikatorer, henvisningskilder, besøkte sider, klikk, rulling, aktivitetens varighet, enhetstype, språk og omtrentlig plassering. Slik informasjon er ikke anonym per definisjon. Å måle en skjemainnsending krever bare registrering av hendelsen. Meldingsinnhold, navn, e-postadresser, telefonnumre og reiseopplysninger skal ikke sendes til analyseverktøy eller tas med i nettadresser som brukes til måling.

Vi innhenter nødvendige opplysninger om barn som reiser med en familie eller gruppe, fra en forelder, verge eller arrangør med fullmakt til dette, for eksempel til billetter eller overnatting. Å beskrive familiereiser oppfordrer ikke barn til å sende inn informasjon på egen hånd og gir ikke tillatelse til profilering av barn for reklameformål.

V. Mottakere av personopplysninger

Når det er nødvendig for det aktuelle formålet, kan opplysninger deles med:

• •hoteller og andre overnattingssteder; flyselskaper, jernbaneselskaper, fergeselskaper og busselskaper; transport- og bilutleiefirmaer; og forsikringsselskaper;
• •leverandører av reservasjonssystemer og globale distribusjonssystemer (GDS), og organisasjoner som støtter billettutstedelse og oppgjør;
• •guider, reiseledere, lokale samarbeidspartnere, konferansesteder og andre leverandører som gjennomfører et reise- eller arrangementsprogram;
• •arbeidsgiveren eller arrangøren som finansierer tjenesten, i den utstrekning det trengs for den avtalte bestillingen og oppgjøret, uten automatisk tilgang til alle tilleggsopplysninger om den reisende;
• •leverandører av hosting, IT-støtte og kommunikasjonsverktøy, regnskapsførere, juridiske rådgivere, banker og betalingstjenesteleverandører;
• •kompetente offentlige myndigheter og, for visumtjenester du har bedt om, relevante konsulater, bare på et passende grunnlag og i nødvendig utstrekning.

Ikke alle mottakere får opplysninger for alle tjenester. Vi deler bare det som trengs for en bestemt oppgave. Leverandører som handler etter våre instrukser, er databehandlere, mens transportører, hoteller, forsikringsselskaper eller andre tjenesteleverandører kan være selvstendig behandlingsansvarlige for sine tjenester og forpliktelser. Vi gir relevant informasjon om bestemte leverandører når vi bistår med bestillingen.

Vi bruker Microsoft 365 til kommunikasjon og arbeid med dokumenter. For bestillinger og oppgjør brukes også systemer for reiselivsbransjen, tjenesteadministrasjon og regnskap. Navnet på et programvareprodukt betyr ikke at utvikleren mottar alle opplysninger som behandles i det. Mottakere er de aktørene som faktisk leverer hosting, vedlikehold, støtte eller databehandlingstjenester. Google Analytics 4, Cookiebot og Microsoft Clarity omtales i avsnitt X og verktøyregisteret.

For Clarity opptrer Microsoft som selvstendig behandlingsansvarlig i det omfanget leverandøren beskriver, og ikke bare som databehandler etter våre instrukser. Vi skiller mellom vilkårene for Clarity og vilkårene for Microsoft 365-tjenester. Detaljer finnes i avsnitt X.4.

Vi selger ikke kundedatabaser. Ved markedsføringsaktiviteter som medfinansieres av den polske turistorganisasjonen (POT), brukes aggregerte, anonymiserte resultater i rapporteringen. Å sende en henvendelse via VisitPoland fører ikke i seg selv til at den potensielle kundens kontaktopplysninger gis til POT.

VI. Perioder for behandling og lagring

Lagringstiden avhenger av formålet og opplysningskategorien. Vi følger reglene nedenfor. Lengre lagring krever den særskilte grunnen som er beskrevet, ikke bare muligheten for at opplysningene kan bli nyttige senere:

• •Henvendelser og tilbud uten avtale: under aktive samtaler og i opptil 12 måneder etter den siste kontakten om sakens innhold, for å gjøre det mulig å gjenoppta planleggingen av reisen eller arrangementet. Unødvendige opplysninger fjernes tidligere. Deretter beholdes bare opplysninger som er nødvendige for en rettslig forpliktelse eller et konkret krav.
• •Avtaler og bestillinger: under forberedelse, levering og oppgjør av tjenesten. Deretter beholder vi dokumentasjon som er nødvendig for rettslige forpliktelser og vern av krav. Dette omfatter ikke automatisk alle opplysninger fra reisedokumenter, informasjon om særlige behov eller fullstendige profiler av reisende.
• •Forretningskontakter: under forretningsforholdet og mens personen er kontaktperson, til vi får vite om en endring eller mottar en protest som skal tas til følge, med forbehold om lagring av nødvendig dokumentasjon om avtaler og krav.
• •Rettskrav: i den gjeldende foreldelsesfristen og, ved en tvist, frem til endelig avgjørelse og fullbyrdelse. Den alminnelige fristen etter artikkel 118 i den polske sivillovboken er 6 år, eller 3 år for periodiske forpliktelser og krav knyttet til næringsvirksomhet, med mindre en særregel gjelder. Fristens begynnelse, utløp, suspensjon eller avbrudd vurderes i den enkelte saken.
• •Regnskaps- og skattedokumentasjon: i den perioden som kreves etter gjeldende lov. Som hovedregel oppbevares regnskapsbøker og mange bilag i 5 år, beregnet etter artikkel 74 i den polske regnskapsloven. Skattedokumentasjon oppbevares til skatteforpliktelsen er foreldet. Den alminnelige fristen er 5 år fra slutten av kalenderåret da betalingen forfalt, med forbehold om lovbestemte unntak. Fakturaer som omfattes av artikkel 112aa i den polske merverdiavgiftsloven, lagres i KSeF i 10 år fra slutten av utstedelsesåret. Perioden i KSeF gjelder ikke automatisk for andre kundeopplysninger.
• •Markedsføring basert på samtykke: til samtykket trekkes tilbake eller formålet opphører tidligere. For markedsføring basert på berettiget interesse: til en protest som skal tas til følge, eller til interessen opphører. En minimal registrering av avmelding eller protest beholdes så lenge det er nødvendig for å respektere valget, uten å bruke den til videre markedsføring.
• •Dokumentasjon av samtykke og rettighetsanmodninger: mens vi bygger på samtykket eller behandler saken, og deretter så lenge det er nødvendig for å påvise etterlevelse eller forsvare et konkret krav. Vi beholder den nødvendige dokumentasjonen, ikke hele aktivitetshistorikken. Samtykkeopplysninger som håndteres av Cookiebot, følger leverandørens separate syklus beskrevet i avsnitt X.
• •Opplysninger om helse og særlige behov: til den aktuelle tjenesten og eventuelle saker som er tatt opp om den, er avsluttet, eller samtykket trekkes tilbake tidligere. Videre lagring krever et separat grunnlag, for eksempel artikkel 9(2)(f) GDPR for et konkret rettskrav.
• •Logger for offentlige nettsteder: vanlige tilgangs- og feillogger i opptil 30 dager etter hendelsen; separate sikkerhetslogger i opptil 90 dager. Oppføringer knyttet til hendelser kan isoleres under undersøkelse, utbedring av konsekvenser og vern av nødvendige krav. Disse periodene gjelder ikke regnskaps- eller bestillingsdokumentasjon.
• •Analyse og undersøkelser av brukervennlighet: etter reglene for GA4 og Microsoft Clarity i avsnitt X. Irreversibelt anonymiserte resultater som ikke gjør det mulig å identifisere en person på nytt, kan lagres lenger som statistikk.
• •Informasjonskapsler og nettleserlagring: i de periodene som oppgis for hver mekanisme i erklæringen for det aktuelle domenet. Utløpet av en informasjonskapsel er ikke lagringstiden for alle opplysninger leverandøren har.

Ved utløpet av den gjeldende perioden sletter eller irreversibelt anonymiserer vi opplysningene. Opplysninger som skal slettes, kan bli værende i isolerte sikkerhetskopier for driften av offentlige nettsteder til overskrivingssyklusen for sikkerhetskopiene er avsluttet, men ikke lenger enn 90 dager. De brukes ikke i løpende tjenester eller markedsføring. Gjenoppretting av en sikkerhetskopi gjenoppretter ikke et grunnlag for å bruke tidligere slettede opplysninger. Kopier av dokumenter som er underlagt lovpålagt oppbevaring, beholdes i samsvar med forpliktelsene som gjelder disse dokumentene.

VII. Profilering og automatiserte avgjørelser

Målingen på nettstedene våre vurderer synlighet, trafikkilder, innholdets brukervennlighet og hvor effektivt det skaper henvendelser. Vi gjennomfører ikke remarketingkampanjer som retter seg mot personer på nytt på grunn av tidligere besøk på nettstedene våre. Vi bruker ikke automatiserte vurderinger av aktivitet på nettstedene til å fastsette en individuell pris, nekte en tjeneste eller vurdere en brukers økonomiske situasjon eller helse.

At PTQV ikke bruker remarketing, betyr ikke at Clarity-leverandøren utelukkende handler etter våre instrukser eller ikke har egne formål. Avsnitt X.4 forklarer Microsofts selvstendige rolle, selskapets formål og personvernvalg.

Analyseverktøy kan skille mellom økter og knytte samhandlinger til en pseudonym identifikator. I den utstrekning automatisert analyse vurderer en persons atferd, kan den utgjøre profilering etter artikkel 4(4) GDPR. Innenfor det beskrevne omfanget er formålet å forstå bruken av nettstedet og fjerne hindringer for brukervennlighet, ikke å treffe avgjørelser om en persons rettigheter. Slik analyse er begrenset til samtykket som er gitt for det bestemte verktøyet og formålet. Du kan avvise eller trekke tilbake dette samtykket uten å miste muligheten til å sende en henvendelse.

Vi treffer ikke avgjørelser om deg som utelukkende bygger på automatisert behandling, og som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg etter artikkel 22 GDPR. Teamet vårt håndterer og vurderer henvendelser. Automatiske mottaksbekreftelser, videresending av henvendelser til riktig avdeling eller søk etter tjenester ut fra oppgitte parametere er ikke i seg selv slike avgjørelser.

VIII. Dine rettigheter

På vilkårene i GDPR har du rett til innsyn i og en kopi av opplysningene dine, retting, sletting og begrensning av behandlingen. Sletting overstyrer ikke lovpålagte plikter til oppbevaring eller behovet for å beholde relevante opplysninger for rettskrav.

Dataportabilitet: når behandlingen er basert på samtykke eller avtale og utføres automatisert, kan du motta opplysninger du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format og, der det er teknisk mulig, be om overføring til en annen behandlingsansvarlig.

Protest: du kan protestere mot behandling etter artikkel 6(1)(f) av grunner knyttet til din særlige situasjon. Du kan når som helst, uten å oppgi en grunn, protestere mot direkte markedsføring, herunder tilknyttet profilering. Vi vil da stanse denne markedsføringen.

Tilbaketrekking av samtykke: du kan når som helst trekke tilbake samtykket uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling. Bruk den tilgjengelige avmeldingsmekanismen, eller kontakt oss som angitt i avsnitt I. Tilbaketrekking fjerner ikke rettighetene dine og sletter ikke automatisk opplysninger som oppbevares på et annet gyldig grunnlag.

Vi svarer uten ugrunnet opphold, normalt innen én måned. Der GDPR tillater det, kan fristen forlenges med ytterligere to måneder. Vi forklarer grunnen innen den første måneden. Hvis vi har rimelig tvil, kan vi be om opplysningene som er nødvendige for å bekrefte identiteten din. Rettighetsanmodninger behandles normalt gratis, med forbehold om unntakene i GDPR.

Du kan klage til lederen for det polske datatilsynet (UODO), med informasjon på uodo.gov.pl/en, eller en annen kompetent tilsynsmyndighet, særlig i EU-medlemsstaten der du har ditt vanlige bosted eller arbeidssted, eller der den påståtte overtredelsen fant sted. Du trenger ikke klage til oss først.

IX. Overføringer utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet

Opplysninger knyttet til skytjenester, analyse eller internasjonale bestillinger kan overføres utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet («EØS»), blant annet gjennom fjerntilgang for en leverandørs personell. At en primærserver ligger i EU, utelukker ikke slik tilgang.

Bruk av Microsoft 365 og Google Analytics 4 kan innebære overføringer til selskaper i Microsoft- og Google-konsernene, særlig i USA, som en del av leveringen og sikringen av tjenestene. Leverandørenes vilkår inneholder overføringsmekanismer, herunder Europakommisjonens standard personvernbestemmelser der de gjelder. Dokumentasjon: Microsofts databeskyttelsestillegg og Googles databehandlingsvilkår.

For Microsoft Clarity oppgir leverandøren Microsoft Ireland Operations Limited (Irland) som avtalepart for kunder i EU og beskriver overføringer til Microsoft Corporation (USA) etter standard personvernbestemmelser mellom disse selskapene. Opplysninger behandles ved hjelp av Microsoft Azures infrastruktur. Vi oppgir ikke at alle Clarity-opplysninger utelukkende lagres i EØS. De tjenestespesifikke vilkårene og Microsofts personvernerklæring gjelder. Bruk av Microsoft 365 avgjør ikke vilkårene for Clarity.

Vi vurderer et passende grunnlag for hver overføring: en beslutning fra Europakommisjonen om et tilstrekkelig beskyttelsesnivå innenfor dens gjeldende virkeområde, eller garantier etter artikkel 46 GDPR, særlig standard personvernbestemmelser, sammen med en vurdering av overføringen og supplerende tiltak der det er nødvendig. Vi antar ikke at enhver utenlandsk enhet i et kjent konsern automatisk omfattes av en beslutning om et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

For en bestemt reise sendes opplysninger til mottakere i land som er knyttet til reiseruten, for eksempel en transportør eller et hotell. Der verken et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller nødvendige garantier foreligger, kan unntakene i artikkel 49 GDPR bare brukes når vilkårene er oppfylt, for eksempel når en overføring er nødvendig for en bestemt reiseavtale med deg eller en avtale inngått i din interesse. Dette er ikke et generelt grunnlag for rutinemessig bruk av utenlandske sky- eller markedsføringsverktøy.

Du kan be om informasjon om en bestemt mottaker, et land, overføringsgrunnlaget og hvordan du får en kopi av garantiene, via vårt kontaktskjema. Vi gir tilgang til garantiene med passende vern av andres rettigheter og berettiget konfidensialitet. Avsnitt X og det gjeldende verktøyregisteret gir mer informasjon om nettstedsverktøy.

X. Informasjonskapsler, lignende teknologier og samtykke

1. Formål med og regler for teknologier

Informasjonskapsler, lokal lagring i nettleseren, piksler og lignende teknologier kan støtte driften av nettstedet, lagre personvernvalg, måle trafikk og vurdere brukervennlighet. Tekniske data som er nødvendige for å håndtere en servertilkobling, skilles fra ytterligere sporing av aktivitet.

Etter artikkel 399 PKE krever lagring av eller tilgang til informasjon på en enhet forhåndssamtykke, med mindre det er strengt nødvendig for overføring eller en tjeneste brukeren uttrykkelig har bedt om. Artikkel 6(1)(a) GDPR gjelder personopplysninger som analyseres i denne sammenhengen. Samtykke til nyhetsbrev, en henvendelse eller fortsatt bruk av nettstedet erstatter ikke samtykke til disse teknologiene.

2. Valg og endring av samtykke: Cookiebot

Cookiebot by Usercentrics er løsningen som er valgt for å håndtere personvernvalg på nettstedene våre. På et domene der panelet er innført, kan du godta utvalgte formål, avvise valgfrie teknologier og åpne innstillingene på nytt via personvernknappen eller lenken «Ustawienia cookies» / «Cookie settings». Å avvise samtykke deaktiverer ikke grunnleggende innhold eller kommunikasjon med oss. Vi aktiverer ikke valgfrie verktøy som krever samtykke, før domenets panel er tilgjengelig og kontrollert.

Cookiebot håndterer opplysninger som trengs for å huske og dokumentere valg, herunder en samtykkeidentifikator, valget, datoen og relevant teknisk informasjon. Å dokumentere samtykke bygger på artikkel 6(1)(c) sammenholdt med artikkel 7(1) GDPR. Mekanismer som er nødvendige for å lagre brukerens valg, er ikke reklame. Leverandøren, Usercentrics A/S, Danmark, beskriver sletting av sluttbrukeropplysninger i en syklus på 12 måneder fra registrering. En separat minimal registrering som PTQV beholder, følger avsnitt VI. Mer informasjon: Cookiebots personvernerklæring.

Tilbaketrekking av samtykke stanser videre bruk av de aktuelle valgfrie verktøyene, men påvirker ikke lovligheten av behandling før tilbaketrekkingen. Sletting av opplysninger som allerede er sendt til en leverandør, krever passende mekanismer eller en anmodning om sletting. Nettleserinnstillinger er et tilleggsalternativ og erstatter ikke valgene nettstedet tilbyr.

3. Google Analytics 4

Vi bruker Google Analytics 4 (GA4), en tjeneste fra Google Ireland Limited, Irland, til å måle trafikk, henvisningskilder, innholdets popularitet og handlinger som fører til henvendelser. Analysen kan omfatte nettleser- og øktidentifikatorer, enhetsinformasjon, språk, omtrentlig plassering, besøkte sider og hendelser som et klikk på en knapp eller innsending av et skjema. Et klikk på en e-postadresse eller et telefonnummer betyr ikke i seg selv at en melding ble sendt eller en samtale fant sted.

GA4 brukes innenfor det samtykket til analyse som er gitt. Vi sender ikke bevisst korrespondanse, navn, e-postadresser, telefonnumre, opplysninger fra identitetsdokumenter eller bestillingsopplysninger til GA4. Vi bruker ikke GA4-opplysninger til remarketingkampanjer. Leverandøren opplyser at GA4 ikke logger eller lagrer individuelle IP-adresser. Dette gjør ikke alle andre opplysninger anonyme.

For bruker- og hendelsesdata som omfattes av lagringsinnstillingen i GA4, bruker vi en periode på 14 måneder uten å tilbakestille lagringstiden for identifikatorer ved ny aktivitet. Opplysninger fjernes i leverandørens månedlige slettesyklus etter at perioden er utløpt. Denne innstillingen omfatter ikke standardrapporter med aggregerte opplysninger og er ikke informasjonskapslenes levetid. Individuelle rettigheter og tidligere sletting gjelder uavhengig av innstillingen. Dokumentasjon: Datalagring i GA4 og Googles personvernerklæring.

4. Undersøkelser av brukervennlighet: Microsoft Clarity

Formål og aktivering. Microsoft Clarity er verktøyet som er valgt for undersøkelser av brukervennlighet på PTQVs offentlige nettsteder. Der det er innført, bruker vi det bare etter forhåndssamtykke som omfatter denne analysen og utleveringen av opplysninger til Microsoft. Vi vurderer hvilket innhold som er tydelig, og hvor brukere møter vanskeligheter. Formålet er ikke å ta opp samtaler eller vurdere en enkelt kunde.

Opplysninger som samles inn. Analysen omfatter klikk, rulling, pekerbevegelser, navigering mellom sider, enhets- og nettleserinformasjon, tidspunkter for aktivitet, henvisningskilder, omtrentlig plassering og pseudonyme identifikatorer. Denne informasjonen brukes til varmekart og avspillinger av nettstedsbruk. En øktavspilling rekonstruerer sidevisningen og samhandlingene. Det er ikke et opptak fra kameraet eller mikrofonen din. Pseudonyme opplysninger er ikke automatisk anonyme.

Begrensninger. Clarity omfatter ikke innloggede områder, betalingsområder, bestillingsdetaljer eller sider beregnet på barn. Skjemainnhold og andre personopplysninger som vises på en side, utelates fra innsamling eller maskeres før overføring. Vi sender ikke navn, e-postadresser, telefonnumre, meldingsinnhold, opplysninger fra reisedokumenter eller helseopplysninger til Clarity. Vi kobler ikke avspillinger til CRM-oppføringer, navn, reisehistorikk eller individuelle poengvurderinger av potensielle kunder. Disse begrensningene omfatter også nettadresser, parametere og egendefinerte tagger som sendes til verktøyet.

Leverandør og rolle. For kunder i EU oppgir leverandøren Microsoft Ireland Operations Limited, med Microsoft Corporation og andre konsernenheter involvert i tjenesteleveringen. Microsoft behandler Clarity-opplysninger som behandlingsansvarlig etter sin egen personvernerklæring. Erklæringen beskriver også Microsofts egne formål, herunder sikkerhet, utvikling og forbedring av tjenester og reklame, med forbehold om gjeldende vilkår og personvernvalg. Vi fremstiller ikke Clarity som et verktøy som utelukkende handler etter våre instrukser. Mer informasjon om formål, mottakere og rettigheter: Microsofts personvernerklæring.

Lagring. Ifølge Claritys dokumentasjon lagres vanlige data for øktavspilling i 30 dager fra opptaket. Klikkdata, varmekart og økter som har fått etiketter eller er merket som favoritter, kan lagres i 9 måneder. Microsoft beskriver også lagring av et tilfeldig valgt utvalg av opptak i opptil 9 måneder. Innenfor det valgte omfanget merker PTQV ikke økter som favoritter eller med etiketter for å forlenge lagringen, og oppretter ikke sitt eget arkiv med avspillinger. Dette hindrer ikke lengre lagring av klikkdata, varmekart eller utvalget tjenesten beholder. 30 dager er ikke en slettefrist for alle Clarity-opplysninger. Klikkdata kan inneholde en brukeridentifikator, så vi beskriver ikke alle slike data som anonyme. Detaljer: Datalagring i Clarity og Vanlige spørsmål om Clarity.

Samtykke og avslag. Å avvise eller trekke tilbake samtykke til Clarity hindrer deg ikke i å få tilgang til tilbudene våre eller kontakte oss. Etter modellen vi har valgt, aktiverer vi ikke Claritys datainnsamling uten dette samtykket, heller ikke den begrensede modusen uten informasjonskapsler. Samtykke til analyse innebærer ikke samtykke til reklameformål. Valg gjøres i domenets personvernpanel. Vi sender signaler til verktøyet som gjenspeiler det faktiske valget. Innenfor det beskrevne omfanget aktiverer PTQV ikke Claritys integrasjon med Microsoft Advertising og gjennomfører ikke remarketingkampanjer.

Sletting og kontakt. Tilbaketrekking stanser fremtidig innsamling, men sletter ikke automatisk opplysninger som allerede er overført. Send anmodninger om opplysninger som PTQV behandler, via vårt kontaktskjema. Microsoft tilbyr en separat kanal for rettighetsanmodninger i sin personvernerklæring. Claritys dokumentasjon beskriver begrensninger i sletting av enkeltopptak og en persons opplysninger gjennom kontrollpanelet. Det kan være nødvendig med tiltak for hele prosjektet eller en anmodning til Microsoft. Begrensninger i et verktøy fjerner ikke rettigheter etter GDPR.

5. Samtykkets omfang og den gjeldende erklæringen

Et valg på ett nettsted gir ikke automatisk tillatelse for alle andre domener og formål. Den detaljerte erklæringen om informasjonskapsler som er knyttet til hvert panel, angir mekanismene som faktisk brukes på domenet, leverandørene, formålene og levetidene deres. Verktøyregisteret til slutt i personvernerklæringen er et ekstra informasjonslag, ikke en erstatning for en nøyaktig teknisk erklæring. Et nytt formål, verktøy eller en ny overføring krever oppdatert informasjon og, når eksisterende samtykke ikke dekker det, passende samtykke før aktivering.

XI. Sikkerhet, andre nettsteder og endringer i erklæringen

Vi anvender tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset risikoene, herunder tilgangsbegrensninger, beskyttet kommunikasjon, systemsikring og ordninger for sikker håndtering av opplysninger. Tilgang gis til personer og leverandører som trenger den for oppgavene sine. Vi hevder ikke at all risiko kan fjernes.

Lenker til eksterne nettsteder fører til miljøer med separat personverninformasjon. Innebygde kart, videoer og andre eksterne komponenter krever en separat vurdering av dataflyt og et passende grunnlag. En lenke til en leverandørs informasjon erstatter ikke informasjon og samtykke som kreves på vår side.

Vi oppdaterer erklæringen når tjenester, formål, rettslige grunnlag eller behandling faktisk endres. Detaljer om nettstedsverktøy kan oppdateres i registeret og erklæringen om informasjonskapsler uten å skrive om de andre avsnittene. Vi varsler om vesentlige endringer før den aktuelle behandlingen. Et nytt dokument er ikke brukerens samtykke. Språkversjonene beskriver de samme reglene og begrenser ikke ufravikelige rettigheter etter gjeldende lov.

Verktøyregister og omfang av innføringen

Verktøyregister: kildeinnhold datert 13. september 2026.

Registeret nedenfor angir verktøyene som omfattes av denne erklæringen. Deres tilstedeværelse og aktuelle funksjon på et bestemt domene vises i det relevante samtykkepanelet og erklæringen om informasjonskapsler. Valgfrie verktøy forblir inaktive til de er korrekt innført og nødvendig samtykke er innhentet.

Google Analytics 4: måling av trafikk og henvendelser. Leverandør: Google Ireland Limited, Irland, med mulig medvirkning fra Google LLC og andre konsernenheter, også i USA. Samtykkebasert analyse uten remarketing fra PTQV. Data som omfattes av lagringsinnstillingen: 14 måneder, uten tilbakestilling av lagringstiden for identifikatorer ved ny aktivitet. Detaljer: X.3.

Microsoft Clarity: undersøkelser av brukervennlighet. Valgt for innføring på offentlige sider etter at vilkårene i X.4 er oppfylt. Denne beskrivelsen betyr ikke at det er aktivt på alle domener. For kunder i EU: Microsoft Ireland Operations Limited; Microsoft Corporation i USA kan være involvert. Vanlige avspillinger: 30 dager; klikkdata, varmekart og enkelte lagrede økter: opptil 9 måneder. Microsoft er behandlingsansvarlig innenfor det omfanget selskapet beskriver. Vi kobler ikke avspillinger til CRM- eller bestillingsoppføringer.

Cookiebot: samtykkehåndtering. Leverandør: Usercentrics A/S, Danmark. Panelet som innføres for hvert domene, håndterer personvernvalg og erklæringer om informasjonskapsler. Leverandøren beskriver sletting av sluttbrukeropplysninger 12 måneder etter registrering. En separat, nødvendig samtykkeregistrering som PTQV beholder, reguleres av avsnitt VI. Detaljer: X.2.

Remarketing og automatisert poengvurdering av potensielle kunder basert på besøk: utenfor PTQVs nåværende omfang. Aktivering krever en separat definert prosess, informasjon og et passende grunnlag, ikke bare en ekstra tagg. Microsofts selvstendige formål i forbindelse med Clarity beskrives i X.4.