Tässä selosteessa kerrotaan, miten Polish Travel Quo Vadis Sp. z o.o. käsittelee henkilötietoja verkkosivustojensa, erityisesti sivustojen polishtravel.com.pl ja visitpoland.com, viestinnän, tarjousten, varausten, liike- ja vapaa-ajan matkojen sekä tapahtumien yhteydessä. VisitPoland on saman yhtiön tuotemerkki, ei erillinen rekisterinpitäjä.
Seloste kattaa verkkosivustojen kävijät, tiedusteluja tekevät henkilöt, asiakkaat, matkustajat, tapahtumien osallistujat ja liiketoiminnan yhteyshenkilöt. Sitä sovelletaan, kun PTQV toimii rekisterinpitäjänä. Jos toimimme tietyn palvelun yhteydessä ainoastaan henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan ohjeiden mukaisesti, kyseinen asiakas antaa soveltuvan tietosuojailmoituksen; tämä seloste ei muuta roolien jakautumista.
Annamme nämä tiedot asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR”) 13 ja 14 artiklan mukaisesti. Tämä seloste on PTQV:n verkkosivustojen, kampanjoiden laskeutumissivujen, lomakkeiden ja siihen viittaavan kirjeenvaihdon ensisijainen tietosuojailmoitus tässä kuvattujen palvelujen osalta. Tiettyjä varauksia, tapahtumia tai lomakkeita koskevat ilmoitukset täydentävät sitä erityisesti silloin, kun käsittelyyn liittyy muita tarkoituksia tai vastaanottajia. Se ei korvaa erillisiä ilmoituksia, jotka koskevat työsuhteita, rekrytointia tai toisen rekisterinpitäjän suorittamaa käsittelyä.
Käytettävät verkkosivustotyökalut voivat vaihdella verkkotunnuksittain. Osiossa X ja lopussa olevassa rekisterissä kuvataan yhteiset säännöt; asianomainen suostumuspaneeli ja evästeseloste yksilöivät tietyllä verkkosivustolla tosiasiallisesti käyttöön otetut työkalut. Työkalun kuvaaminen tässä selosteessa ei itsessään tarkoita, että se olisi käytössä tai että käyttäjä olisi antanut suostumuksensa.
I. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on Polish Travel Quo Vadis Sp. z o.o., ul. Ptasia 2, 00-138 Varsova, Puola, kansallisen tuomioistuinrekisterin (KRS) numero 0000148731, verotunnistenumero (NIP) 5260211386 (”PTQV”, ”rekisterinpitäjä” tai ”me”).
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä, suostumuksen peruuttamisessa ja oikeuksiesi käyttämistä koskevissa pyynnöissä voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yhteydenottolomakkeellamme tai postitse yllä olevaan osoitteeseen. Voit aloittaa viestisi sanoilla ”Henkilötietojen suoja”, jotta osaamme ohjata pyyntösi oikealle taholle, mutta tämä ei ole pakollista. Lomaketta voi käyttää sekä Polish Travelia että VisitPolandia koskevissa asioissa.
II. Tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme vain määriteltyyn tarkoitukseen tarvittavia tietoja asianmukaisen oikeusperusteen nojalla:
1. Tiedustelut, tarjoukset ja sopimukset
Tarjouksen laatiminen pyynnöstäsi, sopimuksen tekeminen ja täyttäminen, varausten käsittely sekä lippujen, majoituksen, kuljetusten, autonvuokrauksen, matkavakuutusten, yksilö- ja liikematkojen, DMC-palvelujen, konferenssien, kokousten, kannustematkojen ja tapahtumien järjestäminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, kun olet sopimusosapuoli tai pyydät sopimuksen tekemistä edeltäviä toimenpiteitä.
2. Liiketoiminnan yhteyshenkilöt ja muiden varaamat matkat
Viestintä yritysten ja kumppanien edustajien kanssa sekä palvelujen järjestäminen työnantajan, tapahtumajärjestäjän tai varauksen tehneen henkilön nimeämille henkilöille: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on järjestelyjen koordinointi, tilauksen toteuttaminen ja palvelun piiriin kuuluvien henkilöiden tukeminen. Emme sovella kohdassa 1 mainittua sopimusperustetta automaattisesti jokaiseen matkustajaan, joka ei ole kanssamme tehdyn sopimuksen osapuoli.
3. Lakisääteiset velvoitteet
Maksujen ja tilitysten hoitaminen, kirjanpito- ja veroasiakirjat, laskutus sekä kyseiseen palveluun sovellettavat velvoitteet: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, muun muassa sovellettavan kirjanpito-, vero- ja matkailulainsäädännön nojalla.
4. Kirjeenvaihto, palvelun laatu ja oikeusvaateet
Vastaaminen kysymyksiin, jotka eivät liity suoraan suunniteltuun sopimukseen, palautteen käsittely, sovittujen asioiden tarpeellinen dokumentointi, palvelun laadun arviointi sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettuja etuja ovat viestintä, palvelujen kehittäminen ja oikeuksien suojaaminen. Jos asian käsittely täyttää tietyn lakisääteisen velvoitteen, tähän käsittelyn osaan sovelletaan GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaa.
5. Omien palvelujemme markkinointi
Omien palvelujemme markkinointi voi perustua GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan, jos olosuhteet, etujen arviointi ja kyseistä viestintäkanavaa koskevat säännöt sen sallivat. Tämä etu ei korvaa markkinointiviestintään tai seurantatekniikoihin vaadittavaa suostumusta.
Lähetämme tilattuja uutiskirjeitä ja muita markkinointisähköposteja tai soitamme markkinointipuheluja asianmukaisen vapaaehtoisen suostumuksen perusteella: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 12. heinäkuuta 2024 annetun Puolan sähköisen viestinnän lain (”PKE”) 398 artikla. Suostumuksessa määritellään tarkoitus ja viestintäkanava. Tiettyyn tiedusteluun vastaaminen ei tarkoita ilmoittamistasi myöhempiin markkinointikampanjoihin.
6. Verkkosivustojen toiminta ja turvallisuus
Verkkosivustojen tarjoaminen, tekninen ylläpito, virheiden ja väärinkäytön havaitseminen sekä järjestelmien suojaaminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on palvelujen saatavuuden ja turvallisuuden ylläpitäminen. Tietojen tallentamista laitteellesi koskevat säännöt käsitellään erikseen osiossa X.
7. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja suostumustiedot
GDPR:n mukaisten velvoitteiden täyttäminen, mukaan lukien pyyntöjen käsittely ja vaatimusten noudattamisen osoittaminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta. Vastustamisesta tai markkinoinnista kieltäytymisestä voi olla tarpeen säilyttää rajattu merkintä, jotta ei-toivottu markkinointi ei ala uudelleen. Perusteena on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja, siltä osin kuin se on tarpeen oikeusvaateiden turvaamiseksi, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
8. Erityiset henkilötietoryhmät
Jos pyytämäsi palvelu edellyttää tietoja terveydestä, vammaisuudesta, allergioista tai muista erityistarpeista, jotka paljastavat GDPR:n 9 artiklan piiriin kuuluvia tietoja, käsittelemme tarvittavia tietoja nimenomaisen suostumuksen perusteella: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta. Ruokavaliotoive ei välttämättä ole terveystieto tai muu erityiseen henkilötietoryhmään kuuluva tieto.
Jos elintärkeät edut ovat uhattuina, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan d alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan c alakohta voivat tulla sovellettaviksi; erityisten henkilötietoryhmien osalta tämä edellyttää, että henkilö on fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustaan. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä myös, kun se on tarpeen oikeusvaateita varten GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan ja 9 artiklan 2 kohdan f alakohdan nojalla. Älä lähetä tarpeettomia potilasasiakirjoja tai henkilöllisyystodistusten kopioita yleisten tiedustelujen yhteydessä.
9. Verkkosivustoanalytiikka ja käytettävyys
Liikenteen, kävijälähteiden, sisältöjen ja kampanjoiden tuloksellisuuden, palvelutiedusteluihin johtavien toimien sekä verkkosivuston käytettävyyden mittaaminen osiossa X kuvatuilla työkaluilla: suostumuksen perusteella, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, ottaen huomioon PKE:n 399 artiklan. Tämä kattaa myös tapahtumien yhdistämisen pseudonyymiin tunnisteeseen silloin, kun sitä käytetään. Emme pidä analytiikkaa välttämättömänä pelkästään tarjouksen näyttämistä varten.
10. Tietoaineistot ja jatkoyhteydenpito
Pyytämäsi oppaan, matkasuunnitelman, esityksen tai muun aineiston toimittaminen ja vastaaminen nimenomaisesti ilmaisemaasi tarpeeseen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, kun tarjoamme pyydetyn palvelun tai teemme sopimuksen tekemistä edeltäviä toimenpiteitä; muulloin 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, eli oikeutettu etumme vastata tietopyyntöön. Tietojesi lisääminen uutiskirjeen tilaajaksi tai myöhempiin kampanjoihin, jotka eivät liity tiedusteluun, edellyttää erillistä perustetta ja asianmukaista suostumusta kyseiseen viestintäkanavaan.
III. Onko tietojen antaminen välttämätöntä
Sinun ei tarvitse antaa nimeäsi selataksesi julkisesti saatavilla olevaa sisältöä. Kun otat meihin yhteyttä, tarvitsemme tiedot, joiden avulla voimme vastata; kun teet varauksen, tarvitsemme kyseiseen palveluun vaadittavat tiedot. Ilman vaadittuja tietoja emme välttämättä voi vastata, tehdä sopimusta tai toteuttaa varausta. Laskutustietoja voidaan edellyttää lain nojalla.
Lisätietojen antaminen ja markkinointisuostumus ovat vapaaehtoisia. Markkinoinnista kieltäytyminen ei estä meitä käsittelemästä tiedustelua, tarjoamasta ostettua palvelua tai toimittamasta pyytämääsi aineistoa. Lomakkeissa erotetaan pakolliset ja vapaaehtoiset kentät. Tiettyä avustamista varten tarvittavia tietoja koskevan suostumuksen peruuttaminen voi estää avun tarjoamisen, mutta ei oikeuta keräämään muita tarpeettomia tietoja.
IV. Henkilötietojen ryhmät ja lähteet
Viestinnästä ja palvelusta riippuen käsittelemme seuraavia tietoja:
- tunniste- ja yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä liiketoiminnan yhteyshenkilöiden osalta organisaatio, asema tai tehtävä;
- varaustiedot: ajankohdat, matkasuunnitelmat, osallistujat, tarvittavat palvelut, toiveet, varausnumerot ja tarvittavat matkustusasiakirjojen tiedot; syntymäaika, ikä tai kansalaisuus vain silloin, kun palvelu tai laki sitä edellyttää;
- laskutustiedot ja sovittujen asioiden dokumentointi: laskun tiedot, maksun tila, kirjeenvaihto, reklamaatiot ja palvelun toteuttamista koskevat tiedot;
- erityistarpeita koskevat tiedot osion II kohdan 8 mukaisesti;
- tekniset yhteystiedot: IP-osoite, pyynnön ajankohta, sivun osoite, selain- ja laitetiedot sekä virhetiedot siltä osin kuin verkkosivuston infrastruktuuri tallentaa niitä;
- suostumusten, peruutusten ja vastustamisten sisältö ja ajankohta, jos ne ovat kyseisen prosessin kannalta olennaisia.
Saamme tietoja suoraan sinulta tai puolestasi varaavalta henkilöltä, työnantajalta, ryhmän tai tapahtuman järjestäjältä taikka varausta hoitavalta kumppanilta. Liiketoiminnan yhteystiedot voivat olla peräisin myös saataville asettamistasi ammatillisista tiedoista. Saamme vain viestintään tai pyydettyyn palveluun tarvittavia tietoryhmiä.
Jos tiedot eivät tule suoraan sinulta, annamme GDPR:n 14 artiklan edellyttämät tiedot yleensä kuukauden kuluessa. Jos otamme sinuun yhteyttä tai luovutamme tiedot toiselle vastaanottajalle aikaisemmin, annamme tiedot tilanteen mukaan ensimmäisen yhteydenoton tai ensimmäisen luovutuksen yhteydessä, ellei lakisääteinen poikkeus sovellu. Pelkkä selosteen julkaiseminen verkkosivustolla ei korvaa velvollisuutta antaa näitä tietoja.
Analytiikkaan voi liittyä pseudonyymejä selain- ja istuntotunnisteita, kävijälähteitä, vierailtuja sivuja, klikkauksia, vieritystä, toiminnan kestoa, laitetyyppiä, kieltä ja likimääräistä sijaintia. Tällaiset tiedot eivät ole määritelmällisesti anonyymejä. Lomakkeen lähettämisen mittaaminen edellyttää vain tapahtuman kirjaamista; viestien sisältöä, nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja matkatietoja ei tule lähettää analytiikkatyökaluihin eikä sisällyttää mittauksessa käytettäviin URL-osoitteisiin.
Saamme perheen tai ryhmän mukana matkustavia lapsia koskevat tarvittavat tiedot siihen oikeutetulta vanhemmalta, huoltajalta tai järjestäjältä esimerkiksi lippuja tai majoitusta varten. Perhematkojen kuvaaminen ei ole lapsille kehotus lähettää tietoja itsenäisesti eikä oikeuta lasten profilointiin mainontaa varten.
V. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja voidaan jakaa seuraaville tahoille, kun se on kyseiseen tarkoitukseen tarpeen:
- hotellit ja muut majoituspalvelujen tarjoajat; lento-, rautatie-, lautta- ja linja-autoyhtiöt; kuljetus- ja autonvuokrausyritykset; sekä vakuutusyhtiöt;
- varausjärjestelmien ja maailmanlaajuisten jakelujärjestelmien (GDS) tarjoajat sekä lippujen myöntämistä ja tilityksiä tukevat organisaatiot;
- oppaat, matkanjohtajat, paikalliset kumppanit, konferenssipaikat ja muut matka- tai tapahtumaohjelmaa toteuttavat palveluntarjoajat;
- palvelun rahoittava työnantaja tai järjestäjä sovittuun varaukseen ja laskutukseen tarvittavassa laajuudessa, ilman automaattista pääsyä kaikkiin matkustajan lisätietoihin;
- verkkopalvelujen ylläpidon, IT-tuen ja viestintätyökalujen tarjoajat, kirjanpitäjät, oikeudelliset neuvonantajat, pankit ja maksupalvelujen tarjoajat;
- toimivaltaiset viranomaiset ja pyydettyjen viisumipalvelujen osalta asianomaiset konsuliviranomaiset, vain asianmukaisella perusteella ja tarpeellisessa laajuudessa.
Kaikki vastaanottajat eivät saa tietoja jokaisen palvelun yhteydessä. Jaamme vain tiettyyn tehtävään tarvittavat tiedot. Ohjeidemme mukaan toimivat palveluntarjoajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä, kun taas kuljetusyhtiöt, hotellit, vakuutusyhtiöt ja muut palveluntarjoajat voivat olla itsenäisiä rekisterinpitäjiä omien palvelujensa ja velvoitteidensa osalta. Annamme tiettyjä palveluntarjoajia koskevat asianmukaiset tiedot varauksen hoitamisen yhteydessä.
Käytämme Microsoft 365 -palvelua viestintään ja asiakirjatyöhön. Varausten ja maksujen käsittelyssä käytetään myös matkailualan, palvelunhallinnan ja kirjanpidon järjestelmiä. Ohjelmistotuotteen nimi ei tarkoita, että sen kehittäjä saisi kaikki siinä käsiteltävät tiedot. Vastaanottajia ovat ne tahot, jotka tosiasiallisesti tarjoavat verkkopalvelujen ylläpito-, huolto-, tuki- tai tietojenkäsittelypalveluja. Google Analytics 4:ää, Cookiebotia ja Microsoft Claritya käsitellään osiossa X ja työkalurekisterissä.
Clarityn osalta Microsoft toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä palveluntarjoajan kuvaamassa laajuudessa eikä pelkästään ohjeidemme mukaan toimivana henkilötietojen käsittelijänä. Erotamme Clarityn ehdot Microsoft 365 -palvelujen ehdoista. Yksityiskohdat ovat osiossa X.4.
Emme myy asiakastietokantoja. Puolan matkailujärjestön (POT) osarahoittamien markkinointitoimien raportoinnissa käytetään koottuja, anonymisoituja tuloksia; tiedustelun lähettäminen VisitPolandin kautta ei itsessään johda potentiaalisen asiakkaan yhteystietojen luovuttamiseen POT:lle.
VI. Käsittely- ja säilytysajat
Säilytysaika riippuu tarkoituksesta ja tietoryhmästä. Noudatamme alla olevia sääntöjä; pidempi säilyttäminen edellyttää kuvattua erillistä syytä eikä pelkästään mahdollisuutta, että tiedoista voisi olla hyötyä myöhemmin:
- Tiedustelut ja tarjoukset ilman sopimusta: aktiivisten keskustelujen ajan ja enintään 12 kuukautta viimeisestä asiasisältöisestä yhteydenotosta, jotta matkaa tai tapahtumaa koskeviin järjestelyihin voidaan palata. Tarpeettomat tiedot poistetaan aikaisemmin. Tämän jälkeen säilytetään vain tiedot, jotka ovat tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai tietyn oikeusvaateen vuoksi.
- Sopimukset ja varaukset: palvelun valmistelun, toteutuksen ja maksujen selvittämisen ajan. Sen jälkeen säilytämme lakisääteisiin velvoitteisiin ja oikeusvaateiden turvaamiseen tarvittavat asiakirjat; tämä ei automaattisesti kata kaikkia matkustusasiakirjojen tietoja, erityistarpeita koskevia tietoja tai täydellisiä matkustajaprofiileja.
- Liiketoiminnan yhteyshenkilöt: liikesuhteen ajan ja niin kauan kuin henkilö toimii yhteyshenkilönä, kunnes saamme tiedon muutoksesta tai oikeusvaikutuksiltaan pätevän vastustamispyynnön, kuitenkin säilyttäen tarpeelliset sopimuksia ja oikeusvaateita koskevat tiedot.
- Oikeusvaateet: sovellettavan vanhentumisajan ja riitatilanteessa asian lopulliseen ratkaisuun ja täytäntöönpanoon asti. Puolan siviililain 118 artiklan mukainen yleinen määräaika on 6 vuotta tai määräajoin toistuvien velvoitteiden ja liiketoimintaan liittyvien vaateiden osalta 3 vuotta, ellei erityissäännös sovellu. Määräajan alkaminen, päättyminen, keskeytyminen tai katkeaminen arvioidaan tapauskohtaisesti.
- Kirjanpito- ja veroasiakirjat: sovellettavan lain edellyttämän ajan. Pääsääntöisesti kirjanpitokirjoja ja monia tositteita säilytetään 5 vuotta Puolan kirjanpitolain 74 artiklan mukaisesti laskettuna. Veroasiakirjoja säilytetään verovelan vanhentumiseen saakka; yleinen määräaika on 5 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona maksu erääntyi, lakisääteiset poikkeukset huomioon ottaen. Puolan arvonlisäverolain 112aa artiklan piiriin kuuluvia laskuja säilytetään KSeF-järjestelmässä 10 vuotta laskun laatimisvuoden päättymisestä. KSeF:n säilytysaikaa ei sovelleta automaattisesti muihin asiakastietoihin.
- Suostumukseen perustuva markkinointi: kunnes suostumus peruutetaan tai tarkoitus päättyy aikaisemmin. Oikeutettuun etuun perustuvassa markkinoinnissa kunnes vastaanotamme pätevän vastustamispyynnön tai etu päättyy. Vähimmäistiedot markkinoinnista kieltäytymisestä tai sen vastustamisesta säilytetään niin kauan kuin on tarpeen valinnan noudattamiseksi, eikä niitä käytetä myöhempään markkinointiin.
- Suostumuksia ja oikeuksien käyttämistä koskevat tiedot: niin kauan kuin nojaamme suostumukseen tai käsittelemme asiaa ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen vaatimusten noudattamisen osoittamiseksi tai tiettyä oikeusvaadetta vastaan puolustautumiseksi; säilytämme tarvittavan näytön, emme koko toimintahistoriaa. Cookiebotin käsittelemiin suostumustietoihin sovelletaan palveluntarjoajan erillistä sykliä, joka kuvataan osiossa X.
- Terveystiedot ja erityistarpeita koskevat tiedot: asianomaisen palvelun ja sitä koskevien esille tuotujen asioiden loppuun käsittelyyn asti tai siihen saakka, kun suostumus peruutetaan aikaisemmin. Pidempi säilyttäminen edellyttää erillistä perustetta, esimerkiksi GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan f alakohtaa tiettyä oikeusvaadetta varten.
- Julkisten verkkosivustojen lokit: tavanomaiset pääsy- ja virhelokit enintään 30 päivää tapahtumasta; erilliset tietoturvalokit enintään 90 päivää. Poikkeamiin liittyvät merkinnät voidaan eristää tutkinnan, seurausten korjaamisen ja tarpeellisten oikeusvaateiden turvaamisen ajaksi. Näitä aikoja ei sovelleta kirjanpito- tai varaustietoihin.
- Analytiikka ja käytettävyystutkimus: osiossa X kuvattujen GA4:n ja Microsoft Clarityn sääntöjen mukaisesti. Peruuttamattomasti anonymisoituja tuloksia, joiden perusteella henkilöä ei voida tunnistaa uudelleen, voidaan säilyttää pidempään tilastoina.
- Evästeet ja selaimen tallennustila: asianomaisen verkkotunnuksen selosteessa kullekin mekanismille ilmoitetun ajan. Evästeen vanheneminen ei tarkoita kaikkien palveluntarjoajan hallussa olevien tietojen säilytysajan päättymistä.
Sovellettavan ajan päätyttyä poistamme tiedot tai anonymisoimme ne peruuttamattomasti. Poistettaviksi määrätyt tiedot voivat säilyä julkisten verkkosivustojen eristetyissä operatiivisissa varmuuskopioissa varmuuskopioiden ylikirjoitussyklin päättymiseen asti, kuitenkin enintään 90 päivää; niitä ei käytetä tavanomaisessa palvelutoiminnassa tai markkinoinnissa. Varmuuskopion palauttaminen ei palauta perustetta aiemmin poistettujen tietojen käytölle. Lakisääteisen säilytysvelvollisuuden alaisia asiakirjakopioita säilytetään kyseisiin asiakirjoihin sovellettavien velvoitteiden mukaisesti.
VII. Profilointi ja automaattiset päätökset
Verkkosivustojemme mittaukset arvioivat näkyvyyttä, liikenteen lähteitä, sisällön käytettävyyttä ja tiedustelujen hankkimisen tehokkuutta. Emme toteuta uudelleenmarkkinointikampanjoita, jotka kohdistuvat henkilöihin uudelleen heidän aiempien verkkosivustokäyntiensä perusteella. Emme käytä verkkosivustoaktiivisuuden automaattista arviointia yksilöllisen hinnan määrittämiseen, palvelusta kieltäytymiseen tai käyttäjän taloudellisen tilanteen tai terveyden arviointiin.
Se, ettei PTQV harjoita uudelleenmarkkinointia, ei tarkoita, että Clarityn tarjoaja toimisi vain ohjeidemme mukaan tai ettei sillä olisi omia tarkoituksia. Osiossa X.4 selitetään Microsoftin itsenäinen rooli, sen tarkoitukset ja tietosuojavalinnat.
Analytiikkatyökalut voivat erottaa istuntoja toisistaan ja yhdistää vuorovaikutustapahtumia pseudonyymiin tunnisteeseen. Siltä osin kuin automaattinen analyysi arvioi yksilön käyttäytymistä, se voi olla GDPR:n 4 artiklan 4 kohdan mukaista profilointia. Kuvatussa laajuudessa sen tarkoituksena on ymmärtää verkkosivuston käyttöä ja poistaa käytettävyyden esteitä, ei tehdä päätöksiä henkilön oikeuksista. Tällainen analyysi rajoittuu kyseiselle työkalulle ja tarkoitukselle annettuun suostumukseen. Voit kieltäytyä suostumuksesta tai peruuttaa sen menettämättä mahdollisuutta tehdä tiedustelu.
Emme tee sinua koskevia pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi GDPR:n 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Tiimimme käsittelee ja arvioi tiedustelut. Automaattiset vastaanottokuittaukset, tiedustelujen ohjaaminen oikealle osastolle tai palvelujen etsiminen annettujen hakuehtojen perusteella eivät itsessään ole tällaisia päätöksiä.
VIII. Oikeutesi
GDPR:n edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi ja kopio niistä sekä oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen. Poistaminen ei syrjäytä lakisääteisiä säilytysvelvoitteita tai tarvetta säilyttää asianmukaiset tiedot oikeusvaateita varten.
Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, voit saada meille antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Vastustaminen: voit vastustaa 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voit vastustaa suoramarkkinointia, myös siihen liittyvää profilointia, milloin tahansa syytä ilmoittamatta. Tällöin lopetamme kyseisen markkinoinnin.
Suostumuksen peruuttaminen: voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa aikaisemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Käytä tarjolla olevaa peruutusmekanismia tai ota meihin yhteyttä osion I mukaisesti. Peruuttaminen ei poista oikeuksiasi eikä automaattisesti poista tietoja, joita säilytetään toisella pätevällä perusteella.
Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, yleensä kuukauden kuluessa. Jos GDPR sen sallii, tätä aikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella; selitämme syyn ensimmäisen kuukauden aikana. Jos meillä on perusteltuja epäilyksiä, voimme pyytää henkilöllisyytesi vahvistamiseen tarvittavia tietoja. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt käsitellään yleensä maksutta GDPR:n poikkeukset huomioon ottaen.
Voit tehdä valituksen Puolan henkilötietojen suojasta vastaavan viraston (UODO) johtajalle (lisätietoja osoitteessa uodo.gov.pl/en) tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, erityisesti EU:n jäsenvaltiossa, jossa on vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi taikka jossa epäilty rikkominen tapahtui. Sinun ei tarvitse ensin tehdä valitusta meille.
IX. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Pilvipalveluihin, analytiikkaan tai kansainvälisiin varauksiin liittyviä tietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle, myös siten, että palveluntarjoajan henkilöstö käyttää niitä etäyhteydellä. Pääpalvelimen sijainti EU:ssa ei sulje pois tällaista pääsyä.
Palvelujen Microsoft 365 ja Google Analytics 4 käyttöön voi liittyä siirtoja Microsoftin ja Googlen konserniyhtiöille, erityisesti Yhdysvaltoihin, osana palvelujen tarjoamista ja suojaamista. Palveluntarjoajien ehdot sisältävät siirtomekanismeja, mukaan lukien Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet silloin, kun ne soveltuvat. Dokumentaatio: Microsoftin tietosuojalisäys ja Googlen tietojenkäsittelyehdot.
Microsoft Clarityn osalta palveluntarjoaja nimeää yhtiön Microsoft Ireland Operations Limited (Irlanti) EU-asiakkaiden sopimuskumppaniksi ja kuvaa siirrot yhtiölle Microsoft Corporation (Yhdysvallat) näiden yhtiöiden välisten vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Tietoja käsitellään Microsoft Azuren infrastruktuurissa. Emme väitä, että kaikkia Clarityn tietoja säilytettäisiin yksinomaan ETA:ssa. Palvelukohtaiset ehdot ja Microsoftin tietosuojalauseke ovat voimassa; Microsoft 365:n käyttö ei määritä Clarityn ehtoja.
Arvioimme kunkin siirron asianmukaisen perusteen: Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen sen soveltamisalalla tai GDPR:n 46 artiklan mukaiset suojatoimet, erityisesti vakiosopimuslausekkeet, yhdessä siirron arvioinnin ja tarvittaessa täydentävien toimenpiteiden kanssa. Emme oleta, että jokainen tunnettuun konserniin kuuluva ulkomainen yhtiö kuuluisi automaattisesti tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen piiriin.
Tiettyä matkaa varten tietoja lähetetään vastaanottajille matkareittiin liittyvissä maissa, esimerkiksi kuljetusyhtiölle tai hotellille. Jos tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai asianmukaisia suojatoimia ei ole käytettävissä, GDPR:n 49 artiklan poikkeuksia voidaan käyttää vain niiden edellytysten täyttyessä, esimerkiksi kun siirto on tarpeen kanssasi tehdyn tietyn matkasopimuksen tai eduksesi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi. Tämä ei ole yleinen peruste ulkomaisten pilvi- tai markkinointityökalujen tavanomaiselle käytölle.
Voit pyytää tietoja tietystä vastaanottajasta, maasta, siirron perusteesta ja tavasta saada kopio suojatoimista yhteydenottolomakkeellamme. Annamme suojatoimia koskevat tiedot niin, että muiden oikeudet ja perustellut salassapitotarpeet suojataan asianmukaisesti. Osiossa X ja ajantasaisessa työkalurekisterissä annetaan lisätietoja verkkosivustotyökaluista.
X. Evästeet, vastaavat tekniikat ja suostumus
1. Tekniikoiden tarkoitukset ja säännöt
Evästeet, selaimen paikallinen tallennustila, pikselit ja vastaavat tekniikat voivat tukea verkkosivuston toimintaa, tallentaa tietosuojavalintoja, mitata liikennettä ja arvioida käytettävyyttä. Palvelinyhteyden käsittelyyn tarvittavat tekniset tiedot erotetaan muusta toiminnan seurannasta.
PKE:n 399 artiklan mukaan tietojen tallentaminen laitteelle tai laitteella olevien tietojen käyttäminen edellyttää ennakkosuostumusta, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä viestin välittämiseksi tai käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun tarjoamiseksi. Tässä yhteydessä analysoitaviin henkilötietoihin sovelletaan GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohtaa. Uutiskirjesuostumus, tiedustelu tai selaamisen jatkaminen ei korvaa näihin tekniikoihin annettavaa suostumusta.
2. Suostumuksen valitseminen ja muuttaminen: Cookiebot
Cookiebot by Usercentrics on ratkaisu, joka on valittu tietosuojavalintojen hallintaan verkkosivustoillamme. Verkkotunnuksessa, jossa sen paneeli on otettu käyttöön, voit hyväksyä valitut tarkoitukset, kieltäytyä valinnaisista tekniikoista ja avata asetukset uudelleen tietosuojapainikkeesta tai linkistä ”Ustawienia cookies” / ”Cookie settings”. Suostumuksesta kieltäytyminen ei poista käytöstä perussisältöjä tai mahdollisuutta viestiä kanssamme. Emme ota käyttöön valinnaisia suostumusta edellyttäviä työkaluja ennen kuin verkkotunnuksen paneeli on saatavilla ja tarkistettu.
Cookiebot käsittelee valintojen muistamiseen ja dokumentointiin tarvittavia tietoja, mukaan lukien suostumustunniste, valinta, ajankohta ja asiaankuuluvat tekniset tiedot. Suostumuksen osoittaminen perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan yhdessä 7 artiklan 1 kohdan kanssa; käyttäjän valinnan tallentamiseen tarvittavat mekanismit eivät ole mainontaa. Palveluntarjoaja, Usercentrics A/S, Tanska, kuvaa loppukäyttäjätietojen poistamista 12 kuukauden syklissä rekisteröinnistä alkaen. PTQV:n säilyttämään erilliseen vähimmäismerkintään sovelletaan osiota VI. Lisätietoja: Cookiebotin tietosuojakäytäntö.
Suostumuksen peruuttaminen lopettaa asianomaisten valinnaisten työkalujen käytön jatkossa mutta ei vaikuta peruuttamista edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Palveluntarjoajalle jo lähetettyjen tietojen poistaminen edellyttää asianmukaisia mekanismeja tai poistopyyntöä. Selainasetukset ovat lisävaihtoehto, eivät verkkosivuston tarjoamien valintojen korvike.
3. Google Analytics 4
Käytämme irlantilaisen Google Ireland Limitedin palvelua Google Analytics 4 (GA4) liikenteen, kävijälähteiden, sisältöjen suosion ja tiedusteluihin johtavien toimien mittaamiseen. Analyysi voi sisältää selain- ja istuntotunnisteita, laitetietoja, kielen, likimääräisen sijainnin, vieraillut sivut ja tapahtumat, kuten painikkeen klikkauksen tai lomakkeen lähettämisen. Sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron klikkaaminen ei itsessään tarkoita, että viesti olisi lähetetty tai keskustelu käyty.
GA4 toimii annetun analytiikkasuostumuksen rajoissa. Emme tarkoituksellisesti lähetä GA4:ään kirjeenvaihtoa, nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, henkilöllisyystodistusten tietoja tai varaustietoja. Emme käytä GA4:n tietoja uudelleenmarkkinointikampanjoihin. Palveluntarjoajan mukaan GA4 ei kirjaa tai tallenna yksittäisiä IP-osoitteita; tämä ei tee kaikista muista tiedoista anonyymejä.
GA4:n säilytysasetuksen kattaviin käyttäjä- ja tapahtumatietoihin sovellamme 14 kuukauden säilytysaikaa ilman, että tunnisteen säilytysaika alkaa alusta uuden toiminnan yhteydessä. Määräajan päätyttyä tiedot poistetaan palveluntarjoajan kuukausittaisessa poistosyklissä. Tämä asetus ei kata tavanomaisia koottuja raportteja eikä määritä evästeiden käyttöikää. Henkilöiden oikeudet ja aikaisempi poistaminen ovat voimassa asetuksesta riippumatta. Dokumentaatio: GA4:n tietojen säilytys ja Googlen tietosuojakäytäntö.
4. Käytettävyystutkimus: Microsoft Clarity
Tarkoitus ja käyttöönotto. Microsoft Clarity on työkalu, joka on valittu PTQV:n julkisten verkkosivustojen käytettävyystutkimukseen. Siellä, missä työkalu on otettu käyttöön, käytämme sitä vain ennakkosuostumuksen jälkeen, joka kattaa tämän analyysin ja tietojen luovuttamisen Microsoftille. Arvioimme, mitkä sisällöt ovat selkeitä ja missä käyttäjät kohtaavat vaikeuksia. Tarkoituksena ei ole keskustelujen tallentaminen tai yksittäisen asiakkaan arviointi.
Kerättävät tiedot. Analyysi sisältää klikkaukset, vierityksen, osoittimen liikkeet, siirtymisen sivujen välillä, laite- ja selaintiedot, toiminnan ajoituksen, kävijälähteet, likimääräisen sijainnin ja pseudonyymit tunnisteet. Näiden tietojen avulla tuotetaan lämpökarttoja ja verkkosivuston käytön toistoja. Istunnon toisto rekonstruoi sivunäkymän ja vuorovaikutustapahtumat; kyseessä ei ole kamerasi tai mikrofonisi tallenne. Pseudonymisoidut tiedot eivät ole automaattisesti anonyymejä.
Rajoitukset. Clarity ei kata kirjautumista edellyttäviä alueita, maksualueita, varaustietoja tai lapsille tarkoitettuja sivuja. Lomakkeiden sisältö ja muut sivulla näkyvät henkilötiedot jätetään tallennuksen ulkopuolelle tai peitetään ennen lähettämistä. Emme lähetä Clarityyn nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, viestien sisältöä, matkustusasiakirjojen tietoja tai terveystietoja. Emme yhdistä toistoja CRM-tietueisiin, nimiin, matkahistorioihin tai potentiaalisten asiakkaiden yksilöllisiin pisteytyksiin. Nämä rajoitukset koskevat myös työkalulle lähetettäviä URL-osoitteita, parametreja ja mukautettuja tunnisteita.
Palveluntarjoaja ja rooli. EU-asiakkaiden osalta palveluntarjoaja nimeää yhtiön Microsoft Ireland Operations Limited, ja Microsoft Corporation sekä muut konserniyhtiöt osallistuvat palvelun tarjoamiseen. Microsoft käsittelee Clarityn tietoja rekisterinpitäjänä oman tietosuojalausekkeensa mukaisesti. Lausekkeessa kuvataan myös Microsoftin omat tarkoitukset, mukaan lukien turvallisuus, palvelujen kehittäminen ja parantaminen sekä mainonta, sovellettavien ehtojen ja tietosuojavalintojen mukaisesti. Emme esitä Claritya työkaluna, joka toimii ainoastaan ohjeidemme mukaan. Lisätietoja tarkoituksista, vastaanottajista ja oikeuksista: Microsoftin tietosuojalauseke.
Säilytys. Clarityn dokumentaation mukaan tavanomaisia istuntojen toistotietoja säilytetään 30 päivää tallennuksesta. Klikkaustietoja, lämpökarttoja ja istuntoja, joihin on lisätty tunniste tai jotka on merkitty suosikeiksi, voidaan säilyttää 9 kuukautta. Microsoft kuvaa myös satunnaisesti valitun tallenneotoksen säilyttämistä enintään 9 kuukautta. Käyttöön otetun laajuuden puitteissa PTQV ei merkitse istuntoja suosikeiksi tai lisää niihin tunnisteita säilytysajan pidentämiseksi eikä luo omaa toistoarkistoa. Tämä ei estä klikkaustietojen, lämpökarttojen tai palvelun säilyttämän otoksen pidempää säilyttämistä. 30 päivää ei ole kaikkien Clarityn tietojen poistamisen määräaika. Klikkaustiedot voivat sisältää käyttäjätunnisteen, joten emme kuvaa niitä kaikkia anonyymeiksi. Yksityiskohdat: Clarityn tietojen säilytys ja Clarityn usein kysytyt kysymykset.
Suostumus ja kieltäytyminen. Clarity-suostumuksesta kieltäytyminen tai sen peruuttaminen ei estä sinua tutustumasta tarjontaamme tai ottamasta meihin yhteyttä. Käyttöön ottamamme mallin mukaisesti emme käynnistä Clarityn tiedonkeruuta ilman tätä suostumusta, emme myöskään sen rajoitettua evästeetöntä tilaa. Analytiikkasuostumus ei tarkoita suostumusta mainontatarkoituksiin. Valinnat tehdään verkkotunnuksen tietosuojapaneelissa; lähetämme työkalulle todellista valintaa vastaavat signaalit. Kuvatussa laajuudessa PTQV ei ota käyttöön Clarityn integrointia Microsoft Advertisingiin eikä toteuta uudelleenmarkkinointikampanjoita.
Poistaminen ja yhteydenotto. Peruuttaminen lopettaa tulevan tiedonkeruun mutta ei automaattisesti poista jo lähetettyjä tietoja. Lähetä PTQV:n käsittelemiä tietoja koskevat pyynnöt yhteydenottolomakkeellamme. Microsoft tarjoaa tietosuojalausekkeessaan erillisen kanavan oikeuksien käyttämistä koskeville pyynnöille. Clarityn dokumentaatiossa kuvataan rajoituksia yksittäisten tallenteiden ja yksittäisen henkilön tietojen poistamisessa hallintapaneelin kautta; koko projektia koskeva toimi tai pyyntö Microsoftille voi olla tarpeen. Työkalun rajoitukset eivät poista GDPR:n mukaisia oikeuksia.
5. Suostumuksen laajuus ja ajantasainen seloste
Yhdellä verkkosivustolla tehty valinta ei automaattisesti anna lupaa kaikkiin muihin verkkotunnuksiin ja tarkoituksiin. Kuhunkin paneeliin liittyvä yksityiskohtainen evästeseloste yksilöi kyseisessä verkkotunnuksessa tosiasiallisesti käytetyt mekanismit, niiden tarjoajat, tarkoitukset ja käyttöiät. Selosteen lopussa oleva työkalurekisteri on täydentävä tietokerros, ei täsmällisen teknisen selosteen korvike. Uusi tarkoitus, työkalu tai siirto edellyttää päivitettyjä tietoja ja, jos nykyinen suostumus ei kata sitä, asianmukaista suostumusta ennen käyttöönottoa.
XI. Turvallisuus, muut verkkosivustot ja selosteen muutokset
Sovellamme riskeihin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, kuten pääsyn rajoituksia, suojattua viestintää, järjestelmien suojauksia ja tietojen turvallisen käsittelyn järjestelyjä. Pääsy annetaan henkilöille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat sitä tehtävissään. Emme väitä, että kaikki riskit voitaisiin poistaa.
Linkit ulkoisille verkkosivustoille johtavat ympäristöihin, joilla on erilliset tietosuojailmoitukset. Upotetut kartat, videot ja muut ulkoiset osat edellyttävät erillistä tietovirtojen arviointia ja asianmukaista perustetta; linkki palveluntarjoajan ilmoitukseen ei korvaa meiltä edellytettäviä tietoja ja suostumusta.
Päivitämme selostetta, kun palvelut, tarkoitukset, oikeusperusteet tai käsittely tosiasiallisesti muuttuvat. Verkkosivustotyökalujen yksityiskohtia voidaan päivittää rekisteriin ja evästeselosteeseen kirjoittamatta muita osioita uudelleen. Ilmoitamme olennaisista muutoksista ennen kyseistä käsittelyä; uusi asiakirja ei ole käyttäjän suostumus. Kieliversiot kuvaavat samoja sääntöjä eivätkä rajoita sovellettavan lain pakottavia oikeuksia.
Työkalurekisteri ja käyttöönoton laajuus
Työkalurekisteri: lähdesisältö on päivätty 13. syyskuuta 2026.
Alla oleva rekisteri yksilöi tämän selosteen kattamat työkalut. Niiden olemassaolo ja nykyinen toiminta tietyssä verkkotunnuksessa esitetään asianomaisessa suostumuspaneelissa ja evästeselosteessa. Valinnaiset työkalut pysyvät poissa käytöstä, kunnes ne on otettu asianmukaisesti käyttöön ja vaadittu suostumus on saatu.
Google Analytics 4: liikenteen ja tiedustelujen mittaaminen. Palveluntarjoaja: Google Ireland Limited, Irlanti; mukana voi olla Google LLC ja muita konserniyhtiöitä, myös Yhdysvalloissa. Suostumukseen perustuva analytiikka ilman PTQV:n uudelleenmarkkinointia. Säilytysasetuksen kattamat tiedot: 14 kuukautta, ilman että tunnisteen säilytysaika alkaa alusta uuden toiminnan yhteydessä. Yksityiskohdat: X.3.
Microsoft Clarity: käytettävyystutkimus. Valittu otettavaksi käyttöön julkisilla sivuilla, kun kohdan X.4 ehdot täyttyvät; tämä kuvaus ei tarkoita, että työkalu olisi käytössä jokaisessa verkkotunnuksessa. EU-asiakkaille: Microsoft Ireland Operations Limited; yhdysvaltalainen Microsoft Corporation voi osallistua palveluun. Tavanomaiset toistot: 30 päivää; klikkaustiedot, lämpökartat ja tietyt säilytetyt istunnot: enintään 9 kuukautta. Microsoft toimii rekisterinpitäjänä kuvaamassaan laajuudessa. Emme yhdistä toistoja CRM- tai varaustietueisiin.
Cookiebot: suostumusten hallinta. Palveluntarjoaja: Usercentrics A/S, Tanska. Kullekin verkkotunnukselle käyttöön otettu paneeli hallinnoi tietosuojavalintoja ja evästeselosteita. Palveluntarjoaja kuvaa loppukäyttäjätietojen poistamista 12 kuukauden kuluttua rekisteröinnistä; PTQV:n säilyttämään erilliseen, tarpeelliseen suostumusmerkintään sovelletaan osiota VI. Yksityiskohdat: X.2.
Uudelleenmarkkinointi ja käynteihin perustuva potentiaalisten asiakkaiden automaattinen pisteytys: PTQV:n nykyisen toiminnan ulkopuolella. Käyttöönotto edellyttää erikseen määriteltyä prosessia, tietoja ja asianmukaista perustetta, ei pelkästään lisätunnistetta. Microsoftin itsenäiset tarkoitukset Clarityn yhteydessä kuvataan kohdassa X.4.